Hemos celebrado un evento ¿y después qué hacemos?

Previamente, ante la premisa de celebrar un evento, todas las recomendaciones son pocas; el tiempo se echa encima y puede ser que no tengamos nada preparado; ultimar los detalles con antelación es la premisa de asegurar el éxito deseado.

Que los participantes en el evento salgan satisfechos, no es cuestión de suerte sino, de mucho trabajo, buen gusto, constancia e imaginación.

Asistir a cualquier evento no deja de ser una opción de ocio, y como tal, lo primero que pensamos es en pasarlo bien, sentir que «los organizadores se lo han currado».

Consejos:

• Sé creativo, sé diferente, tendremos presente que la mayoría de los asistentes habrán estado en muchos, varios o algunos eventos y «lo tendrán todo visto» por lo que nos arriesgamos a ser uno +. Tenemos que innovar.
• Provoca que los asistentes al evento se conozcan e interactúen entre sí: a veces nos cuesta romper el hielo con quienes no conocemos. Podemos optar por la integración de juegos en el evento, aportando la diferenciación que buscamos y la socialización entre los asistentes.
• Adaptaremos los contenidos del evento a los participantes. Previamente deberemos de conocerles, incluyendo un turno de preguntas después de cada presentación, por ejemplo.
• Si carecemos de experiencia organizadora, solicitaremos la colaboración de un profesional con años de experiencia, conocimiento de la zona y de los posibles asistentes.
• Importantísimo establecer metas, un procedimiento para después poder medir el éxito del evento y el retorno de la inversión realizada.
• Ni qué decir tiene de la inclusión de las nuevas tecnologías, accesibilidad a ellas, y participación en redes sociales, etc, además de la publicidad gratuita que los asistentes nos pueden hacer a través de éstas; para ello lanzaremos la publicación de nuestro evento en la web con visualización a través de pc, tablet y móvil, actualizándola conforme vaya avanzando el evento.
• Incluir iniciativas con carácter medioambiental en el evento, para sorpresa de muchos, nos resultarán de lo más positivas al mismo nivel que interactuar en las redes sociales.

En cualquier tipo de evento que tengamos a bien celebrar, es primordial cuidar todo al máximo, cada detalle, todo cuenta… todo suma. De esta manera podremos asegurar el éxito…

Tendremos en cuenta el tiempo…

Si dejamos pasar muchos días desde la celebración del evento, la emoción y los recuerdos del mismo se diluyen, los asistentes se mostrarán menos colaborativos y dispuestos a participar en aquello que les propongas.

Seamos realistas, nos sentiremos cansados y necesitados de tomar un respiro después de tantos días vividos intensamente en el pre-evento y celebración, pero nos será beneficioso hacer una análisis de todo lo acontecido.

Recomendaciones:

• Enviaremos encuestas de opinión a los asistentes al evento, patrocinadores, ponentes….. sin olvidar el equipo de trabajo. De esta manera conoceremos su impresión, cosas que podríamos mejorar/cambiar de cara a la celebración del próximo evento. El feedback resulta fundamental.
• Concretaremos, definiremos y analizaremos cuál fue la decisión más acertada/delicada, y en qué momento.
• Revisaremos todos los comentarios en redes sociales, haremos un fiel seguimiento del hashtag del evento en twitter, si lo hemos creado.
• Recopilaremos todos los datos facilitados por los asistentes en el momento de la inscripción, pues a través de ellos podremos definir un perfil de personas, y cómo llegar a ellos.
• No olvidaremos enviar un agradecimiento a todos los asistentes, haciéndoles partícipes a través de algún vídeo incluyendo entrevistas de los mismos o fotografías a modo de conclusión del evento.
• Guardaremos siempre toda la información, como puede ser el número de personas, encuestas, opiniones, merchandising, relación de gastos e imprevistos. Nos será útil la próxima vez.

La celebración de cualquier evento, su organización y desarrollo, aunque seas cuidadoso y diseñes un plan de contingencia, siempre, siempre, habrá un imprevisto, que por muy previsto que esté, resultará no estarlo… factores que no dependen de ti  ;-)